|
Корпоративные порталы предприятий
(решение на базе продукта SAP EP)
Корпоративный портал формирует открытую и прозрачную информационную среду, в которую включены информационные ресурсы, приложения и системы различных подразделений компании. В рамках одного окна концентрируются все информационные потоки. Именно возможность выйти в реальном времени и посредством одного приложения в информационное пространство всей компании является уникальным преимуществом корпоративного портала.
Возможности портала:
 |
|
 |
организация обмена информационными ресурсами между выделенными группами сотрудников или подразделениями; |
|
|
интеграция в единой точке доступа разрозненных бизнес-приложений и организация специализированных рабочих мест; |
|
|
сведение воедино информационных ресурсов компании (базы данных, библиотеки документов, архивы); |
|
|
автоматизация выполнения ежедневных бизнес-операций, связанных с инфраструктурной поддержкой сотрудников. |
Создание корпоративного портала — отдельный организационный проект компании. Его разработка и наполнение представляют собой поэтапный процесс, в ходе которого поступательно развивается функциональность портала, создаются отдельные информационные разделы и рабочие места.
Сферы консалтинга по портальным решениям:
|
|
|
разработка бизнес–требований к системе и подготовка концепции создания и развития корпоративного портала; |
|
|
определение архитектуры решения; |
|
|
интеграция в портал бизнес-приложений заказчика; |
|
|
разработка схем и шаблонов оформления портала; |
|
|
развертывание решения, проведение обучения персонала, настройки пользовательских ролей; |
|
|
техническая поддержка решения. |
Портал как инструмент стратегического управления
Особенность стратегических решений, принимаемых руководителем высшего звена — системная оценка ситуации, которую он дает на основании информации, поступающей из различных источников: департаментов финансов, маркетинга, производственных отделов и снабженческих служб. Следует также добавить и внешние источники, характеризующие макросреду компании. Критически важным условием здесь становится оперативность получаемой информации.
Учитывая тот факт, что формирование показателей происходит в разных программных приложениях, а сами отделы территориально удалены, то составить комплексную картину происходящего удается только по прошествии определенного периода времени. Временной лаг в два-три дня сводит к минимуму полезность аккумулированной информации, когда решение по изменению остатков на складах, размещению свободных денежных средств либо отмене рекламной кампании необходимо было принять в момент возникновения новых условий.
Представить в реальном времени текущее состояние дел компании — главное предназначение корпоративного портала для руководителя компании. Плоскость экрана компьютера представляет собой командный пост, куда стекается вся информация, касающаяся деятельности компании:
|
|
|
биржевые новости: котировки, курсы, индикаторы финансового рынка; |
|
|
состояние счетов компании, финансовые отчеты, исполнение бюджетов; |
|
|
статистика оперативной деятельности: продажи, графики поставок, выполнение производственных планов, загрузка мощностей и т.д.; |
|
|
состояние системы KPI (ключевых показателей эффективности); |
|
|
реализация инвестиционных проектов: графики работ, исполнение смет. |
В итоге руководитель получает возможность осуществлять оперативный контроль над стратегическим процессом компании. В его распоряжении находится доступ ко всем необходимым программным приложениям, эксплуатируемым в компании. При этом представление самой информации в виде аналитической отчетности будет происходить автоматически и в привычном для него формате.
Интерактивные функции портала в случае принятия корректирующих воздействий позволяют разослать уведомления руководителям подразделений, непосредственно опубликовать свое решение и получить обратную связь от подчиненных.
Как результат, руководитель разгружается от избыточного информационного потока, ликвидируется множество рутинных операций, связанных с подготовкой сотрудниками отчетов, многократно увеличивается скорость реакции и принятия решения.
Портал как инструмент оперативного управления
Широкие интеграционные возможности SAP NetWeaver Portal позволяют создать информационные разделы, которые могут включать в себя различные подсистемы управления:
|
|
|
подсистема бюджетного управления; |
|
|
управление инвестиционным портфелем компании; |
|
|
маркетинговая стратегия компании, CRM; |
|
|
юридический портал. |
К примеру, Департамент финансового управления в рамках отдельного раздела может объединить целый набор своих функциональных приложений для выполнения соответствующих ему функций:
|
|
|
проведение мониторинга финансового состояния компании; |
|
|
управление в реальном времени бюджетным процессом; |
|
|
консолидация финансовых отчетов подразделений; |
|
|
онлайн-доступ заинтересованных служб к финансовым и электронным рынкам; |
|
|
динамический анализ показателей деятельности компании путем организации доступа к различным базам данных; |
|
|
организация хранилища документов, в том числе, нормативных, имеющих отношение к финансовой деятельности компании. |
В частности, корпоративный портал может стать эффективным инструментом поддержки бюджетного процесса компании. Последний, как правило, состоит из множества итерационных действий по формированию планов, их согласованию, исполнению бюджета и составлению отчетности. SAP NetWeaver Portal обладает тем набором функциональных возможностей, которые позволяют реализовать тесное взаимодействие сотрудников в рамках процесса управления бюджетами компании:
|
|
|
централизованный доступ к системе бюджетных планов и отчетности; |
|
|
автоматизация бизнес-процесса согласования и утверждения бюджетов подразделений; |
|
|
механизм сбора отчетности от подразделений компании и ее автоматическая публикация; |
|
|
отслеживание статусов подготовки бюджетных документов; |
|
|
оперативный контроль над проведением платежных операций в региональных подразделениях. |
При использовании портала существенно сокращаются сроки подготовки бюджетов, сам бюджетный процесс становится прозрачным и предсказуемым. Между верхними и нижними уровнями управления устанавливаются четкие взаимоотношения в части доведения плановых форм и предоставления отчетности.
При подготовке бюджетов могут быть также задействованы возможности портала по организации интерактивного взаимодействия сотрудников совместном обсуждении бюджетных документов, согласования их версий, обучения бюджетным процедурам сотрудников и обмена опытом. Реализация данной функции происходит в рамках виртуальных кабинетов портала, создать которые может любой ответственный сотрудник, а сам перечень участников может быть строго ограничен организационными правилами. Использование подобного рода совместных дискуссий позволяет значительно сократить время на выполнение рабочих операций составления документов, их обсуждение сделать открытым и понятным для всех участников бюджетного процесса.
Еще одной важной характеристикой корпоративного портала является система управления его контентом (содержимым), куда относятся все информационные ресурсы компании — договора, отчетность, приказы, нормативные документы и т.д.
Система категоризации позволяет гибко выстроить классификационную структуру для целей удобной и быстрой навигации по содержимому портала. Используя функции сортировки и поиска документов, авторизованные сотрудники могут быстро найти документы, касающиеся их деятельности.
Так, при подготовке бюджетных документов пользователь может быстро получить список всех ресурсов по данной тематике — от бюджетов прошлых периодов до регламентирующих методик. Уникальная особенность данного процесса заключается в том, что сами документы могут иметь различное организационное происхождение, т.е. храниться в различных системах и базах данных. Посредством поисковых функций пользователь в рамках одного окна получает доступ ко всей корпоративной информации. Это позволяет не только сократить время на поиск документов, но и сохранить корпоративный опыт компании.
Портал как инструмент управления персоналом
В процессе своего организационного роста компании сталкиваются с ситуацией, когда традиционные методы и инструменты управления персоналом не отвечают масштабу и характеру бизнеса — формализуется организационная структура, появляются новые отделы, приводятся в порядок бизнес-процессы. Как следствие данного процесса, сплоченная команда разъединяется не только территориально, но и административно. Нарушаются неформальные связи, традиционные способы устной коммуникации перестают работать.
Возникает информационная изоляция, по линии разделения территорий / офисов / отделов выстраиваются не всегда сознательные барьеры. При чем происходит это в тот момент, когда объем корпоративной информации увеличивается не пропорционально росту компании, а многократно опережает темпы ее развития. Управленческая ситуация начинает выходить из-под контроля.
Для заполнения вакуума руководство компании совместно со службой управления персоналом предпринимают различные шаги — от общекорпоративных собраний до выпуска информационных брошюр. Подобные меры имеют право быть, и они заслуживают внимания, но современная информационная среда обладает иными свойствами:
|
|
|
информация генерируется повсеместно; |
|
|
информация сотрудникам требуется в тот момент, когда она появилась; |
|
|
стоимость сбора, обработки и доставки информации не должна превышать стоимости самой информации. |
В этой связи наиболее эффективным инструментом управления коммуникациями становится Корпоративный портал, который позволяет в реальном времени и в одном месте включить всех сотрудников в процесс информационного обмена и наладить между ними коммуникационные связи. Функциональность SAP NetWeaver Portal реализуется в конкретных решениях, нацеленных на поддержку процессов управления персоналом.
"Организация новостных лент"
Реализация данной функции позволяет сотрудникам:
|
|
|
быть в курсе всех событий, которые происходят в компании; |
|
|
непосредственно самим формировать информационные поводы; |
|
|
оценивать материалы, высказывать свое мнение относительно происходящих мероприятий; |
|
|
подписаться на соответствующую категорию новостей. |
Информационный раздел "Справочник компании"
Цель данного раздела — создать общекорпоративный информационный ресурс, который включал бы в себя такие разделы как:
|
|
|
миссия компании, стратегические цели, проекты и направления развития; |
|
|
история развития компании; |
|
|
корпоративная культура компании, политика в области развития персонала; |
|
|
организационная структура, справочник сотрудников; |
|
|
корпоративная отчетность, предназначенная для общего просмотра и ознакомления; |
|
|
внутренние справочники компании (размещение офисов, справочник телефонов); |
|
|
библиотека описаний бизнес — процессов, положений, инструкций и процедур. |
Информационный раздел "Департамент управления персоналом"
В рамках данного раздела отражаются планы и результаты деятельности Департамента управления персоналом, а также организуется интерактивное взаимодействие с сотрудниками компании:
|
|
|
тестирование персонала, проведение оценочных мероприятий; |
|
|
формирование базы знаний и навыков сотрудников; |
|
|
библиотека материалов для новых сотрудников, процедуры адаптации; |
|
|
открытие новых вакансий, объявление конкурсов на замещение должностей. |
В целом, портал как средство управления персоналом может играть важную роль в формировании прогрессивной, нацеленной на сотрудничество и соучастие корпоративной культуры. Позволяет создать среду открытого диалога, получить действенную обратную связь от сотрудников, вовлечь их в процесс внутрикорпоративного управления.
|
