|
Планирование и контроль исполнения бюджета
(решение на базе продукта SAP BW-SEM-BPS)
Основной задачей бюджетирования является повышение эффективности работы компании. При правильном внедрении бюджетирования практически все компании обнаруживают существенные эффекты: повышается управляемость, расходы снижаются, а доходы вырастают, в результате чего окупаемость предлагаемого нами решения может стать очевидной уже в ближайшее время после внедрения. Такую способность бюджетированию обеспечивает то, что неотъемлемой его частью, кроме планирования (постановка целей), является также учет (фиксирование достижений) и контроль (анализ отклонений). Основу системы бюджетирования составляют три финансовых бюджета: прибылей и убытков (БПУ), движения денежных средств (БДДС) и бюджет по балансному листу (ББЛ). Они, в свою очередь, опираются на бюджеты «нижнего уровня» – операционные бюджеты (бюджеты продаж, производства, расходов, закупок и др.), а также различные вспомогательные и специальные бюджеты.
Бюджетирование — это процесс планирования движения ресурсов по предприятию на заданный будущий период времени, который должен соответствовать целям в краткосрочном и долгосрочном периоде. Так как ресурсы предприятия все же ограничены, эффективность их использования — одна из важнейших задач предприятия.
Рассматривая бюджетирование как технологию планирования деятельности Компании, оценки финансового положения и контроля исполнения управленческих решений в стоимостных терминах, мы предлагаем разработку Методологии бюджетирования.
Методология бюджетирования позволяет:
 |
|
 |
выделить в составе Компании центры ответственности (сегменты организационной структуры предприятия) и наделить их полномочиями по управлению ресурсами, принятию самостоятельных решений; |
|
|
осуществлять планирование коммерческой, производственной и инвестиционно-финансовой деятельности Компании; |
|
|
формировать несколько альтернативных сценариев развития Компании; |
|
|
формировать годовые планы в разрезе подразделений с ежеквартальной и месячной актуализацией; |
|
|
осуществлять контроль исполнения планов и бюджетов на основе данных оперативного и бухгалтерского учета с выявлением причин отклонений и ответственных лиц; |
|
|
прогнозировать результаты деятельности компании в среднесрочной перспективе при изменении факторов внутренней и внешней среды. |
Основной задачей разработки/совершенствования процедур финансового планирования и бюджетирования является разработка базовых элементов методологии бюджетного управления, таких как:
|
|
|
финансовой структуры; |
|
|
бюджетных форм; |
|
|
финансово-экономической (бюджетной) модели компании, в т.ч. подмодели бюджетной консолидации; |
|
|
регламента бюджетного процесса. |
Для построения удобной и эффективной информационной системы бюджетирования необходимо, чтобы она была единой для всего предприятия и обеспечивала:
|
|
|
многопользовательский ввод данных; |
|
|
возможности моделирования бюджета; |
|
|
возможность получения и хранения различных версий бюджета для удобной работы; |
|
|
бюджетирование "снизу-вверх" (автоматическое агрегирование информации) для формирования бюджетов, учитывая особенности "на местах"; |
|
|
бюджетирование "сверху-вниз" (распределение информации) для формирования бюджета, учитывая пожелания руководства; |
|
|
регламентированный процесс согласования бюджета; |
|
|
мониторинг бюджетного процесса; |
|
|
анализ исполнения бюджета предыдущего периода. |
Бизнес-аналитики и консультанты нашей компании готовы взять на себя решение наиболее распространенных проблем, с которыми сталкиваются предприятия при внедрении планирования бюджета. Например:
|
|
|
отсутствие четких стратегических целей предприятия; |
|
|
неверное определение решаемых задач; |
|
|
нечеткое определение центров финансовой ответственности и механизма их участия в процессе бюджетирования; |
|
|
неправильное распределение ролей в бюджетном процессе; |
|
|
формирование бюджета по стандартной схеме, не отражающей действительные нужды предприятия; |
|
|
урезания бюджета без рассмотрения важности запланированного мероприятия; |
|
|
затрудненность сбора и анализа достоверной информации. |
Мероприятия как связь материальных и финансовых потоков
В предлагаемом EPAM Systems проектном решении основой формирования бюджетов является перечень мероприятий, разработанных исходя из долгосрочных планов развития предприятия. Мероприятия – активности, позволяющие достичь поставленные предприятием стратегические цели. Примерами планов мероприятий могут быть планы ремонтов, включающих в себя перечень проводимых работ, планы переоборудования. Мероприятия планируются службами, цехами и производствами предприятия, которые впоследствии являются ответственными за реализацию. В ходе бюджетной кампании для каждого мероприятия проводится планирование расходов и денежных средств, которые будут потрачены на его проведение. Для мероприятий, по которым намечается получение доходов, проводится планирование сумм доходов и поступлений денежных средств.
Проведенное планирование расходов и доходов мероприятия является основой для формирования бюджета доходов и расходов и планирования себестоимости продукции. Планирование расходования и поступления денежных средств по мероприятиям является основой для формирования бюджета движения денежных средств. Таким образом, статьи обоих бюджетов связаны между собой через мероприятия, входящие в планы деятельности завода. В случае если отдельные мероприятия исключаются из планов деятельности завода, либо финансирование по ним уменьшается, автоматически происходит сокращение статей обоих бюджетов. Аналогично производится увеличение доходной части. Сокращение или увеличение сумм, относящихся к отдельным статьям бюджетов, без указания конкретных мероприятий не допускается.
Система создания и ведения мероприятий
Формирование мероприятий, планируемых к проведению в следующем году, происходит в специальной подсистеме "Ведение мероприятий". Каждому мероприятию присваиваются следующие признаки:
|
|
|
наименование мероприятия; |
|
|
служба-инициатор мероприятия; |
|
|
место проведения мероприятия; |
|
|
признак "доходное/расходное"; |
|
|
планируемые сроки исполнения (внедрения) мероприятия; |
|
|
принадлежность к общекорпоративному плану. |
Появляется возможность проанализировать наполнение каждой статьи затрат и доходов конкретными мероприятиями, обеспечивающими достижение стратегических целей предприятия. Это позволит связать материальные и финансовые потоки между собой. В результате повышается качество принимаемых управленческих решений. Например, при выполнении ремонта офиса исключается ситуация, когда из плана закупок удалены суммы, необходимые на оплату материалов, но оставлены суммы на оплату услуг по ремонту помещения. А в бюджете доходов и расходов затраты на ремонт офиса запланированы в полном объеме, в то время как они не могут быть выполнены.
Предлагаемое решение позволит при сокращении бюджета проанализировать состав каждой статьи расходов, принять решение о необходимости проведения ремонта офиса, о привлечении заемных средств в случае нехватки собственных.
Планирование бюджета на основе мероприятий
После определения списка мероприятий для каждого из них проводится планирование затрат на их осуществление. Определяются потребности в материальных ресурсах для исполнения мероприятий в натуральном и количественном выражении, а затем проводится их стоимостная оценка. В результате для каждого мероприятия определены суммы по статьям бюджета доходов и расходов. Т.к. исполнение производственной программы также рассматривается в ходе процесса планирования бюджета как набор мероприятий (закупка сырья, закупка энергоресурсов и т.п.), то планирование себестоимости продукции и формирование бюджета доходов и расходов можно производить на основе сумм расходов и доходов, привязанных к мероприятию. На основе бюджета доходов и расходов по мероприятиям собирается бюджет доходов и расходов по предприятию в целом.
Необходимая сумма денежных средств для оплаты закупок формируется посредством анализа возможности удовлетворения потребностей для исполнения мероприятий (часть материалов может быть покрыта за счет собственных запасов склада, услуги оказаны собственными силами). В результате исключается возможность непродуктивного расходования денежных средств бюджета на оплату закупаемых материалов/услуг, в то время как предприятие в состоянии покрыть вышеуказанные потребности собственными силами. На основе планов расходования и поступления средств по мероприятиям собирается бюджет движения денежных средств по предприятию в целом.
В результате бюджетного процесса будут установлены лимиты затрат ресурсов и нормативы рентабельности по отдельным видам товаров и услуг, проектам.
Прозрачность процесса составления и согласования бюджета
На крупных предприятиях зачастую достаточно сложно скоординировать процесс подачи службами планов мероприятий для составления общезаводского плана, что затрудняет и без того трудоемкий процесс формирования бюджета. Для обеспечения управления процессом подготовки информации по мероприятиям и формирования бюджетных форм используется система статусов и отслеживания. Корректировка планов и бюджетов осуществляется путем изменения статуса мероприятий.
Прелагаемое компанией EPAM Systems решение — гибкий инструмент планирования, одним из преимуществ которого является возможность создания нескольких версий бюджетов (в зависимости от цен на продукцию и сырье, вариантов производственной программы, объема инвестиционных проектов). Это позволяет смоделировать и проанализировать различные ситуации, подготовиться к неожиданностям, превратить риски в новые возможности.
В результате использования предлагаемого решения ваше предприятие получит:
|
|
|
управляемый и регламентируемый процесс составления бюджета; |
|
|
возможность проведения сценарного анализа "Что будет, если"; |
|
|
сокращение длительности цикла планирования; |
|
|
интеграцию материальных и финансовых потоков; |
|
|
возможность анализировать содержание статей доходов и расходов. |
Бюджетирование — эффективный инструмент управления предприятием. Наша цель – сделать этот инструмент максимально удобным для использования, чтобы сотрудники вашей компании могли сказать "Бюджетирование – это просто!"
Решение компании EPAM Systems обеспечивает:
|
|
|
управляемый, автоматизированный процесс получения бюджета предприятия; |
|
|
исполнение регламента планирования; |
|
|
возможность моделирования результатов управленческих решений и ситуаций на рынке; |
|
|
анализ исполнения бюджета; |
|
|
установку лимитов по статьям бюджета и контроль их исполнения; |
|
|
оперативную корректировку бюджета; |
|
|
единое информационно-справочное пространство систем учета и планирования. |
В ходе создания бюджета:
|
|
|
планируются бюджет движения денежных средств (платежный бюджет), бюджет доходов и расходов, планируются смета затрат на производство; |
|
|
оптимизируются финансовые потоки, определяются критические периоды в деятельности предприятия, необходимость внешнего финансирования; |
|
|
распределяется ответственность за выполнение конкретных статей бюджета между сотрудниками подразделений предприятия (в системе может быть также разработана четкая система стимуляции сотрудников по выполнению бюджета). |
Предлагаемое нами решение позволит:
|
|
|
повысить гибкость компании, более выгодно использовать рыночные возможности, раньше конкурентов реагировать на изменения окружающей среды; |
|
|
улучшить качество оперативного управления, предоставив руководству возможность координации текущей деятельности компании и структурных подразделений; |
|
|
рационально распределять ресурсы компании, прогнозируя будущие потребности компании в финансовых и материальных ресурсах и расставляя приоритеты; |
|
|
скоординировать работу подразделений компании, планируя взаимосвязано деятельность компании и подразделений в соответствии со стратегическими целями; |
|
|
создать основу для мотивации руководителей структурных подразделений, наделив их полномочиями и ответственностью за распределение бюджета подразделения. |
|
